Doinel Atanasiu

TL;DR Realizzo sistemi AI su misura che leggono gli ordini dei clienti ricevuti via email, PEC, WhatsApp o altri canali, in PDF, Excel o foto, e li portano nel gestionale dell'azienda: tramite API quando il gestionale la offre, come file da importare quando non la offre. L'azienda sceglie se inserirli in automatico o farli controllare prima da una persona. In un caso reale, un'azienda metalmeccanica umbra, il tempo per allegato è sceso da 3-4 minuti a circa uno, secondo la stima dell'amministratore.

Un sistema AI su misura che porta gli ordini dei tuoi clienti nel gestionale, senza ricopiarli

Legge gli ordini che ricevi, in qualsiasi formato, e li compila come li vuole il tuo gestionale. Decidi tu se entrano da soli o dopo un tuo controllo.

Per aziende che ricevono ordini da tanti clienti, ognuno con il suo formato.

Raccontami come ti arrivano gli ordini

Il problema

Ogni cliente manda l'ordine a modo suo: un PDF allegato a un'email, un foglio Excel, la foto di un modulo, un messaggio su WhatsApp. Cambiano impaginazione, codici e unità di misura. Qualcuno in ufficio apre ogni ordine, lo ricopia nel gestionale e intanto lascia a metà quello che stava facendo.

Molte aziende ci hanno già provato con ChatGPT. Carichi il file, ottieni un Excel, lo correggi e lo importi. Ogni volta però l'AI sceglie da sola colonne e formato, quindi controlli e correzioni restano a te. Intanto nessuno sa con certezza quali ordini sono arrivati, quali sono già nel gestionale e quali sono rimasti indietro.

Fai il conto: se ricevi 20 ordini al giorno e ognuno richiede 4 minuti, sono più di 6 ore a settimana passate a ricopiare.

Come funziona

  1. Il cliente manda l'ordine come fa già: via email, PEC, WhatsApp o un altro canale.
  2. Il sistema riconosce i messaggi che non sono ordini e li mette da parte senza usare l'AI, quindi senza spendere nulla.
  3. L'AI legge l'ordine, che sia un PDF, un Excel o una foto, e lo compila nel formato del tuo gestionale, convertendo le unità di misura con la tabella della tua azienda.
  4. Se il gestionale ha un'API, l'ordine entra direttamente. Se non ce l'ha, ricevi il file pronto da importare.
  5. Per ogni ordine ricevi una notifica, e ogni messaggio ha uno stato (in attesa, inserito, non è un ordine) che ti dice a che punto è.

Si adatta al gestionale che usi già

Il gestionale resta quello di sempre, e anche la casella email, WhatsApp e le licenze che paghi già. Il sistema funziona con i gestionali più diffusi, per esempio Zucchetti, Danea Easyfatt e Fatture in Cloud. Come collegarlo al tuo lo verifico durante l'analisi del processo.

Se il gestionale offre un'API, il sistema ci scrive direttamente. Se non la offre, prepara il file nel formato che il gestionale importa già, e l'import resta un passaggio di pochi secondi. In entrambi i casi tu e i tuoi collaboratori continuate a usare i vostri programmi.

Quanto controllo tieni

Decidi tu quanto lasciare al sistema:

  • Inserimento automatico. Quando il gestionale lo permette, gli ordini entrano da soli e tu ricevi la notifica.
  • Controllo prima dell'import. Il sistema prepara l'ordine e una persona lo verifica prima che entri nel gestionale. Lo consiglio all'inizio e per i passaggi in cui un errore costa.

Se vuoi, parti con il controllo e passi all'inserimento automatico più avanti.

In entrambi i casi la spesa resta sotto controllo. Prima di analizzare un documento il sistema stima quanto costerà l'AI, e se supera la soglia che hai deciso tu aspetta la tua approvazione. Ogni messaggio resta tracciato con il suo stato, quindi vedi sempre perché un ordine si è fermato.

Per chi è pensato

È pensato per aziende che ricevono ordini da tanti clienti, per esempio:

  • metalmeccanica e componentistica;
  • distribuzione all'ingrosso;
  • alimentare e bevande;
  • materiali edili;
  • tessile e abbigliamento;
  • packaging;
  • chimica;
  • ricambi.

Più del settore conta come lavori. Questo servizio fa per te se:

  • ricevi ordini da tanti clienti, ognuno con il suo formato;
  • gli ordini arrivano come allegati o messaggi, e qualcuno li ricopia a mano;
  • ricevi ordini ogni giorno, con regolarità;
  • chi inserisce gli ordini ha anche altro da fare.

Il caso pubblicato riguarda un'azienda metalmeccanica che riceve ordini PDF via email. Per gli altri settori, canali e formati il primo passo è verificare insieme come ti arrivano gli ordini oggi.

Cosa ci guadagni

  • Meno tempo per ogni ordine. Con il controllo, chi prima ricopiava ora verifica. Con l'inserimento automatico, l'ordine è già nel gestionale.
  • Meno errori di trascrizione. Codici e quantità arrivano nel gestionale senza essere ricopiati a mano, con le unità di misura convertite dalla tua tabella.
  • Sai a che punto è ogni ordine. Lo stato di ogni messaggio ti dice cosa è entrato, cosa aspetta e cosa si è fermato.
  • Le regole le cambi da solo. Mittenti da ignorare, parole che riconoscono un ordine, soglia di spesa e tabella delle unità di misura: le modifichi senza chiamarmi.
  • I tuoi clienti continuano come prima. Mandano l'ordine come hanno sempre fatto, con il loro formato.

Un caso reale, in breve

Un'azienda metalmeccanica umbra usa il sistema dal 1° aprile 2026 per gli ordini PDF che riceve via email. Il gestionale è Danea Easyfatt, che non ha un'API, quindi l'amministratore controlla ogni file e lo importa. Nei primi sei mesi:

  • il tempo per allegato è sceso da 3-4 minuti a circa uno, secondo la stima dell'amministratore;
  • il sistema ha elaborato 219 ordini e 300 allegati, e ha scartato senza usare l'AI 504 email che non erano ordini;
  • nessun ordine ha richiesto correzioni prima dell'import, secondo l'amministratore;
  • il consumo di AI è stato di circa 10 $, circa 0,03 $ ad allegato.

Se vuoi capire se conviene anche a te, ho scritto quando conviene automatizzare gli ordini e quanto costa davvero. Se ti interessa la parte tecnica, trovi come ho costruito il sistema.

Come si parte e quanto costa

  1. Prima chiamata o incontro. Mi racconti come ti arrivano gli ordini. È gratuita.
  2. Analisi del processo. Raccogliamo esempi di ordini dei tuoi clienti e fissiamo formato, unità di misura e regole.
  3. Preventivo a prezzo fisso. Sai prima quanto spendi.
  4. Sviluppo e collaudo. Provo il sistema sui tuoi ordini reali prima di metterlo in funzione.
  5. Formazione e avvio. Ti mostro come controllare gli ordini e come cambiare le regole.

Il costo di costruzione dipende da quanti clienti e formati diversi ci sono, da quali canali arrivano gli ordini e da com'è fatto il gestionale. A questo si aggiunge il consumo di AI, che resta basso e ha un limite che decidi tu.

Account e infrastruttura sono intestati alla tua azienda, quindi il sistema resta tuo anche se un giorno cambi fornitore.

Raccontami come ti arrivano gli ordini

Scrivimi da quali canali arrivano gli ordini, in che formato, quanti ne ricevi al mese, che gestionale usi e quanto tempo ci dedicate oggi. Ti rispondo con una prima valutazione. Se ha senso, fissiamo una chiamata gratuita o un incontro, e decidi solo dopo aver visto il preventivo.

Ti interessa un sistema del genere?
Scrivimi su LinkedIn, oppure mandami un'email - leggo entrambi.
Scrivimi su LinkedInScrivimi a doinel@atanasiu.me
FAQ
Domande e risposte frequenti
Si possono leggere ordini con formati diversi?
Sì. Ogni cliente può continuare a mandare l'ordine come preferisce, in PDF, Excel o foto, con la sua impaginazione e le sue unità di misura. L'AI lo legge e lo compila nel formato unico che il gestionale importa, convertendo le unità con una tabella decisa dall'azienda.
Da quali canali possono arrivare gli ordini?
Da quelli che l'azienda usa già: email, PEC, WhatsApp o altri canali da cui riceve ordini. Durante l'analisi del processo verifichiamo da dove arrivano e come collegarli.
Serve un'API del gestionale?
No. Se il gestionale ha un'API, l'ordine entra direttamente. Se non ce l'ha, il sistema prepara il file che il gestionale importa già, e una persona fa l'ultimo passaggio.
Funziona con il mio gestionale?
Funziona con i gestionali più diffusi, per esempio Zucchetti, Danea Easyfatt e Fatture in Cloud, tramite API o file da importare. Come collegarlo al tuo lo verifico durante l'analisi del processo.
Il mio gestionale ha già un modulo per gli ordini. Mi serve comunque?
Il modulo ordini gestisce l'ordine quando è già nel gestionale: consegne, magazzino, fatturazione. Il sistema lavora prima, perché legge l'ordine dall'email o da WhatsApp e lo inserisce senza ricopiarlo. I due lavorano insieme.
L'AI inserisce gli ordini da sola?
Dipende da come preferisci lavorare. Quando il gestionale lo permette, l'AI può inserire gli ordini in automatico, oppure prepararli e lasciare a una persona il controllo prima dell'inserimento. All'inizio consiglio il controllo.
Cosa succede se l'AI legge male un ordine?
Con il controllo prima dell'import, la persona che verifica lo corregge prima che entri nel gestionale. In ogni caso ogni ordine resta tracciato, con una notifica e uno stato, quindi un errore si ritrova e si corregge.
Devo cambiare gestionale o comprare nuovi programmi?
No. Il sistema si adatta al gestionale, ai canali e alle licenze che l'azienda usa già.
Che differenza c'è con una piattaforma di automazione ordini?
Una piattaforma ti chiede di adattarti ai suoi formati e di solito si paga con un abbonamento. Il sistema su misura si adatta al tuo gestionale e ai formati dei tuoi clienti, ha un prezzo fisso ed è intestato alla tua azienda.
Quanto costa?
La costruzione ha un prezzo fisso, definito dopo l'analisi del processo, perché dipende da clienti, formati, canali e gestionale. Il costo di gestione è basso: in un caso reale il consumo di AI è stato di circa 10 $ in sei mesi per 300 allegati.
Quanto tempo serve per costruirlo?
Dipende soprattutto da quanti clienti e formati diversi ci sono e da quanto è già ordinato il processo. Ti do una stima precisa dopo l'analisi del processo, insieme al preventivo.